Saiba o que muda em 2025 e como preparar a sua empresa
Novas regras de Faturação Eletrónica que entram em vigor em 2025
1 Alterações aplicáveis no âmbito dos Contratos Públicos.
Relativamente à Faturação Eletrónica com a Administração Pública, deixa de ser válida a fatura em PDF. Todos os fornecedores de Organismos Públicos, no âmbito da contratação pública, estão obrigados a emitir faturas eletrónicas de acordo com os requisitos técnicos definidos pelo Estado (eSPAP), ou seja, as faturas eletrónicas deverão ser emitidas no formato CIUS-PT.
2 Alterações aplicáveis às empresas privadas.
No universo das empresas privadas, a geração de documentos fiscais em formato PDF passa a ter novas regras. Torna-se obrigatório assinar digitalmente os PDFs com uma Assinatura Digital Qualificada para garantir a validade legal dos documentos.
Empresas abrangidas por estas alterações
1 Empresas que enviam faturas por email, em PDF, em substituição das faturas em papel
Têm de passar a enviar Faturas Eletrónicas com Assinatura Digital Qualificada
2 Empresas que emitam faturas eletrónica no sistema EDI – Intercâmbio Eletrónico de Dados (em formatos estruturados como XML ou outros modelos de EDI)
Sistemas de EDI têm de garantir a Assinatura Digital Qualificada das Faturas Eletrónicas
3 Empresas privadas e públicas que sejam fornecedoras da Administração Pública
Sistemas de EDI têm de garantir a Assinatura Digital Qualificada das Faturas Eletrónicas
Tudo o que precisa saber sobre Assinatura Digital Qualificada
A ASSINATURA DIGITAL QUALIFICADA É OBRIGATÓRIA EM TODAS AS FATURAS ELETRÓNICAS
O que é a Assinatura Digital Qualificada?
Tecnicamente, a assinatura digital qualificada é baseada num sistema criptográfico assimétrico, mediante o qual é gerado um par de chaves assimétricas exclusivas e interdependentes; permite ao titular da chave privada reclamar a autoria de um documento digital e possibilita ao detentor da chave pública confirmar a autoria e a integridade do documento digital.
A Assinatura Digital Certificada deve constar em que documentos?
No âmbito da legislação da Faturação Eletrónica, a obrigatoriedade de Assinatura Digital Qualificada aplica-se às faturas em formato PDF enviadas por e-mail ou qualquer outra via eletrónica.
Que empresas estão abrangidas por esta obrigatoriedade?
A obrigatoriedade da Assinatura Digital Qualificada abrange todas as empresas que emitam documentos por via eletrónica, nomeadamente as empresas que optem por enviar as suas faturas em PDF por e-mail em detrimento do uso do papel.
FATURAÇÃO ELETRÓNICA NOS CONCURSOS PÚBLICOS
CIUS-PT é o único formato de documentos válido na Administração Pública
O Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28 de dezembro (alterado pelo Decreto- Lei n.º 14-A/2020, de 7 de abril), estabeleceu um conjunto de regras que regulam a entrada em vigor da Faturação Eletrónica nos Contratos Públicos.
O novo Procedimento de Contratação Pública obriga à emissão de Faturas Eletrónicas em formato CIUS-PT, o formato aprovado pela Norma Europeia EN 16931-2017, de 28 de junho de 2017 (Portaria n.º 289/2019, de 5 de setembro).
EDI, a tecnologia que suporta o formato CIUS-PT
O EDI, sigla para Electronic Data Interchange ou, traduzido, Intercâmbio Eletrónico de Dados, é, de forma resumida, uma tecnologia de transmissão de dados que permite transferir e importar digitalmente dados de documentos entre entidades.
Através da tecnologia EDI os dados são gerados seguindo um formato estruturado, como o XML, o CIUS-PT ou o UBL2.1, com sintaxe e parâmetros próprios de comum leitura entre plataformas, que permitem que a informação gerada num dispositivo, como uma fatura ou outro documento de relevância fiscal, seja recebida e importada de maneira correta e autêntica noutro dispositivo, garantindo a sua autenticidade, integridade e inviolabilidade e a interpretação inequívoca desses dados por todas as plataformas que interagem com esses dados.
Esta tecnologia de envio e recebimento de faturas é utilizado constantemente nas trocas de documentos comerciais e contabilísticos no setor do Retalho / Grande distribuição.
A tecnologia EDI é a recomendada pela norma europeia EN 16931-2017 para suportar o envio das Faturas Eletrónicas transacionadas no âmbito dos Contratos Públicos pelas entidades cocontratantes.
Com recurso a uma solução de faturação eletrónica EDI poderá assinar faturas em formato CIUS-PT. As soluções de EDI garantem a Assinatura Digital Qualificada das faturas e outros documentos legalmente relevantes, através dos Certificados Digitais emitidos por entidades legalmente validadas para o efeito.
Vantagens da Faturação Eletrónica
Mais do que uma obrigatoriedade, uma oportunidade!
Muito mais do que uma obrigatoriedade, é o ponto de partida para uma nova era digital onde há mais rigor da informação, menos trabalho administrativo, redução de custos e um forte contributo para a sustentabilidade ambiental resultante da eliminação do papel.
Conheça as nossas soluções e escolha a mais adequada às suas necessidades
- Intercâmbio eletrónico de todo o tipo de documentos (EDI), incluindo formato CIUS-PT
- Faturação eletrónica com Assinatura Digital Qualificada (com ou sem integração no ERP)
- Soluções standard ou personalizáveis
- Integração com qualquer sistema de faturação ou ERP
- Modalidade de acesso cloud ou por instalação (on-premises)